信息化时代餐饮企业内部控制体系构建探讨
时间：2018-11-23 07:06:13 来源：雾女风情文摘 本文已影响 人 
摘要：伴随着信息化时代的到来，餐饮业也积极探索新模式，开展信息化建设，不断优化改进业务流程，提高内部控制水平，从而实现餐饮业的网络化、智能化管理。故此，本文就信息化时代下，餐饮企业应当如何借助信息化加强内部控制建设展开了分析，并且以山东省政府职工餐厅作为例子进行重点研究。以为餐饮企业更好的利用信息化手段、提高内部控制水平提供借鉴和思考。
关键词：餐饮企业；信息化；内部控制
作为一个重要的服务性行业，餐饮业涉及到多个产业，包括食品加工、市场营销等等，餐饮业的健康、快速发展一直都是政府的关注重点。而随着我国餐饮业的不断发展，越来越多的餐饮企业利用信息技术提高管理水平，为企业变得更大、更强，更加标准化的管理起到至关重要的作用。然而，一直以来，餐饮企业在内控建设方面都是较为薄弱的。包括内部管理、运营流程等都是依靠人工来实现，不仅容易产生错误，而且内控效率还十分低效，为了改变这一状况，加强管理、提高经营效率以及改善服务质量成为餐饮企业亟待解决的问题，而信息化管理手段无疑成为其必然选择。为了更好的利用信息化技术，本文围绕信息化时代下，餐饮企业内控体系的构建问题展开了分析。
一、信息化时代餐饮企业开展内控建设的思考
（一）构建权责划分清晰的信息化管理体系
以往在传统餐饮企业中，企业管理主要是依靠管理层进行的，依靠的也主要是管理者的管理经验，并且往往是一个人同时对各个流程进行监督，在这种监督机制中，主要方式是发现问题及时解决[1]，然而，在这种管理体系中存在的主要问题在于个人权限设置过大，并且整个过程的效率非常低，而且为舞弊行为提供了较大可能性。针对该问题，结合信息化手段，应当打造信息化管理体系，在系统中对各管理人员的职责、权限进行明确的规定，以此来有效避免管理人员舞弊行为的发生。以山东省政府职工餐厅举例来讲，通过借助餐厅运营管理系统实现食材出入库全程自动化。食材入库经过智能秤称量后将会自动匹配服务器后台订购计划信息自动入库，无需人工手工录入电子入库数据，未经订购计划批准的食材购买系统不允许入库，同样的食材出库时，也经过智能秤称量后将会自动匹配服务器后台信息自动出库。在这种全程自动化出入库流程中，不仅提高了工作效率，而且还能够避免仓管人员与供应商勾结，而产生虚假入库等问题。简而言之，要求针对餐饮企业的运行体系、业务流程，明确各个环节的责任人员、各岗位的职责权限，制定有效的信息反馈机制，以形成一个高效、全面的内控机制。
（二）实现操作流程的信息化、规范化建设
餐饮行业存在现金交易频繁、劳动密集等特征，故此，在餐饮行业中舞弊行为时有发生。而之所以这类舞弊行为难以有效避免，主要原因是因为传统餐饮企业并未制定十分规范的操作流程，以及有效的奖惩制度[2]。因此，借助信息化手段，提高操作流程的规范化、信息化水平是非常重要的。目前店内餐饮的前台运营模式一般较为单一，基本都是“先落座，再点餐，吃完结账”，由于标准化程度过高，非常适合进行信息化管理，通过“电子选餐，后台厨房接收”等信息技术的应用有效帮助餐饮企业，加快点餐上菜速度，增加店内翻台率，并且直接减少收银差错，降低运营成本。餐饮企业应当打造从预订、订餐、到用餐结束、客户离店等整个流程的规范化操作，以往整个流程都是通过人工实现的，效率低下，而且容易出现失误。利用电脑信息技术，客户的订餐信息将会在电脑系统中被记录，而且客户更新后，系统随之更新。以点菜为例，以往通过员工手写订单，有可能出现字迹不清晰、改单困难等问题，采取信息化流程后，电脑系统会在最短的时间内打印出客户订单，同时，厨房系统也将获得对应订单，与此同时，客户进行的如退单、改单等行为也将第一时间在厨房系统中反映。以山东省政府职工餐厅智盘结算系统为例，可引入智盘自助刷卡结算系统。将不同价格的食物、菜品放置在对应价格的射频式餐盘中，进入结算区，系统可实现价格自动识别，计算得出总菜价，同时，在结算台显示屏上会显示出总价与明细，确认无误刷卡结付即可。这样不需要专门的人员来确认菜价，有效避免出纳人员舞弊、降低人工成本的同时还能保证收款准确、高效。
（三）加强供应链内控系统的信息化建设
餐饮行业直接关系到公众的饮食安全，作为食品源头的供应链系统对餐饮企业的发展是至关重要的。尤其是伴随现代连锁餐饮的快速发展，供应链管理对餐饮企业的作用更加突出。內控体系涉及到供应商筛选、验收、付款等环节，在以往对供应链进行管理时，采购和付款是重点关注环节，而对于其他环节是缺乏关注的。还有的餐饮企业总店配置、管理体系都较为完善，然而，无法将各个分店进行高度整合，这就导致了数据信息在各分店、总店流转过程中会出现错误、遗失等问题，将会影响到整个供应链内控效率水平[3]。面对信息化时代，网络信息技术的飞速发展，可引入类似ERP的管理系统，使得整个供应链管理系统更加规范、高效。就供应商筛选环节来讲，一般会从品质、价格等角度来对供应商进行综合分析，确定最佳供应商，以往都是利用采购员来进行相关信息的记录和整理，通过信息化供应链管理体系，能够将所有的信息都直接记录在电脑系统中，负责人员通过数据分析工具对此进行分析，即可得到供应商的综合对比，结合打分标准能够更加全面的评价供应商，以筛选出更加优质的供应商。
（四）引入大数据分析技术，建立企业数据库
步入信息化时代，餐饮企业不仅应当注重操作流程、运营管理等各个流程的现代化系统构建，还应当充分利用大数据分析技术对整个餐饮企业运营情况进行分析，打造有效的信息反馈机制。以山东省政府职工餐厅为例，借鉴o2o平台积极引进大数据分析技术，并且将信息化时代的模式引入到餐厅发展中。餐厅可充分利用手机微信的订餐软件系统有效地、低成本地开展自己的外卖商业活动，增加四季养生、每周食谱、餐饮文化等系统模块注重与消费者的互动性提升。下一步微信公众号订购平台将重点开发在线支付功能，以让用户得到更好的在线购物体验。借助一系列o2o平台大数据分析反馈机制，倒逼餐厅内部控制管理的薄弱环节，进一步完善内部控制机制，逐步建立完善餐厅大数据库。
除了通过大数据进行o2o平台运营以外，还有很多方面能实现餐饮行业与信息技术的结合。一方面，餐饮企业应当建立订单汇总信息，定期对企业订单信息进行分析，分析各季节、各就餐段，消费者的餐品偏好，以制定、优化更具针对性的餐品产品。另一方面，餐饮企业应当面向企业内部员工，设立专门的信息反馈系统，员工可将自己对于企业发展、内控建设等方面的意见匿名提交到系统，而且系统也可以随机不记名方式对员工开展问卷调查，以分析企业在内控建设中的不足，制定更好的改进意见。
二、结语
综上所述，对于现代化餐饮企业来讲，一个优秀的餐饮企业都应有一套贯穿于所有部门的控制流程和制度，面对信息化技术的飞速发展，餐饮企业应当认真思考信息化时代，如何更好的进行企业内部控制建设，提高内部控制建设的信息化水平、科学化水平。餐饮企业应利用更先进、更有效的信息化服务，助力企业信息化管理的建设，加速信息化手段被运用到餐饮企业内部控制建设中，对餐厅运行的工作流程进行再造，实现食材采购、出入库、即时查询、报表统计、成本核算、营养计算等功能的网络化、智能化，在提高餐厅运行效率的同时，最大限度提高餐厅内部控制水平，并将餐饮行业内部控制信息化建设引向新的发展潮流。另外还需注意的是信息化只是提高内部控制效率的重要工具，最终目标是要求构建有效的内部控制机制，推动餐饮行业的健康发展。
参考文献：
[1]张逸林.内部控制效果、企业信息化与企业价值[J].财会通讯，2017（6）.
[2]唐大鹏，李鑫瑶，王晨阳.行政事业单位内部控制要素创新分类方式应用实践[J].财务与会计，2016（1）：67-69.
[3]Tokarev M A.Estimating the efficiency of control over catering enterprises in Nizhniy Novgorod[J].Actual Problems of Economics&Law，2015，09（4）.
（作者单位：山东省省直机关职工生活管理服务中心）
